TUGAS MATAKULIAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi
di Perusahaan
PENDAHULUAN
Adanya dukungan perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi yang
semakin baik, telah menggeser dan mengeliminir proses manual dan berubah
menjadi sistem on-line data processing. Pemakaian komputer menjadi
semakin pentin. Transaksi-transaksi operasional seperti penghitungan gaji,
pencatatan piutang, hutang, persediaan, dan juga pembuatan laporan keuangan
telah menjadi sederhana dan mudah. Tentu saja proses pengolahan data tersebut
menjadi semakin efektif dan efisien serta menjadikan birokrasi administrasi
menjadi lebih ramping.
Sistem informasi perusahaan tidak akan pernah berada pada posisi yang
stagnan. Dunia bisnis yang turbulensi dengan perkembangan teknologi komputer
dan komunikasi sebagai instrumen sistem informasi, terjadi lompatan-lompatan
panjang. Teknologi komputer benar-benar telah mengubah lingkungan bisnis secara
mendasar bahkan juga pola industri secara keseluruhan. Sistem reservasi pada
perusahaan penerbangan, sistem belanja on-line, e-commerce dan
penggunaan ATM pada industri perbankan merupakan beberapa contoh pemanfaatan
teknologi komputer. Bahkan pada akhirnya, dunia bisnis menganggap bahwa
penggunaan komputer sebagai suatu keunggulan strategi. Kecanggihan teknologi
komputer menyebabkan terjadinya pergeseran pada organisasi sistem informasi
perusahaan. Teknologi informasi kemudian dituntut untuk dapat mencukupi
kebutuhan akan komunikasi, integrasi, organisasi, dan koordinasi dalam
rentangan yang makin luas. Perusahaan-perusahaan yang tidak memperbaiki
teknologi informasinya akan menjadi “terbelakang/kuno” dan ditinggalkan customer
dan supplier-nya.
Pengembangan
teknologi informasi sendiri tidak dapat dilepaskan dari fungsi sistem informasi
yang diinginkan oleh perusahaan. Bagaimanapun pengembangan sistem informasi
akan berdampak cukup luas, baik secara langsusng maupun tidak langsung. Pada
perusahaan yang aktivitas operasionalnya masih manual ketika mencoba
menggunakan suatu teknologi komputer untuk pemrosesan data, maka problema
pertama yang dihadapi adalah besarnya pembiayaan yang harus dikeluarkan.
Pembiayaan ini dapat berupa biaya pembelian hardware, pembangunan
sistem, dan penyiapan infrastruktur baik sumber daya manusia maupun teknis.
Perusahaan yang sudah mempunyai sistem pemrosesan data terkomputerisasi,
ketika akan melakukan pengembangan sistem informasi tersebut akan menghadapi
problema pada aspek fisik dan non fisik. Aspek fisik meliputi: (1) biaya
pengembangan, (2) upgrading hardware, dan (3) penciptaan infrastruktur
tertentu. Sementara aspek non fisik meliputi: (1) tingkat penerimaan user,
(2) dukungan manajemen, dan (3) kualitas sistem informasi.
Pengguna merupakan bagian yang tidak dapat dilepaskan dari keberhasilan
penerapan teknologi. Delone dan Mc Lean (1992) menyatakan bahwa kesuksesan
sistem informasi tergantung atas enam hal, yakni: kualitas sistem, kualitas
informasi, kegunaan, kepuasan pemakai, pengaruh pribadi, dan pengaruh
organisasi.
Perencanaan dan
pengembangan sistem informasi merupakan sistem informasi utama dari sistem
informasi mengenai manajemen sistem informasi (Dikson et al., 1984). Penerapan
sistem informasi baru juga akan mengalami problem yang jika tidak diselesaikan
akan menyebabkan inefisiensi dan inefektivitas dalam pemberdayaan sumber daya
potensial. Oleh karena itu, sebelum melakukan upaya pengembangan dan
implementasi, harus dilakukan proses konsideransi secara multidimensi terhadap
berbagai variabel yang mungkin berpengaruh terhadap keberhasilan suatu sistem
baru. Salah satu elemen yang tidak boleh dilupakan adalah tingkat penerimaan karyawan
terhadap sistem tersebut.
Tingkat penerimaan karyawan adalah seberapa jauh individu merasa tidak
mengalami tekanan yang tidak menyenangkan dan merasa nyaman ketika menggunakan
atau terlibat dalam suatu sistem baru. Perasaan ini akan timbul ketika individu
tersebut merasa bahwa kinerjanya akan lebih baik dengan penerapan sistem
tersebut.
Gambar
1 menjembatani pemahaman beberapa situasi yang berpengaruh terhadap penerimaan
sistem informasi pada suatu organisasi.
Gambar
1 merupakan abstraksi yang dimodifikasi dari model yang diajukan oleh Pitt
et.al. (1995).
Ada
empat variabel utama yang dihipotesiskan berpengaruh terhadap tingkat
penerimaan individu terhadap sistem baru. Empat variabel tersebut meliputi:
1. Kualitas produksi sistem yang mencakup
a. Kualitas sistem
b. Kualitas informasi
c. Kualitas jasa
2. Manfaat sistem yang mencakup ukuran
kegunaan sistem dan kepuasan pengguna.
3. Kemampuan untuk menggunakan dan pemahaman
akan manfaat yang diperoleh.
4. Kecukupan teknologi hardware dan software.
5. Dukungan manajemen.
Gambar
1: Abstraksi situasi yang berpengaruh terhadap penerimaan sistem informasi pada
suatu organisasi
KEBUTUHAN HARDWARE, SOFTWARE,
INFRASTRUKTUR DAN PROBLEM PENGGUNAANNYA
Sistem informasi kini sebagian besar bergerak pada lintasan proses yang on-line,
komputer menjadi instrumen yang sangat esensial. Kondisi ini sejalan dengan
Wilkinson (1996) yang menyatakan bahwa sistem informasi belum dapat dikatakan
sebagai sistem informasi yang baik apabila belum menggunakan komputer. Komputer
merupakan stimulus semakin membaiknya perkembangan sistem informasi. Komputer
merupakan instrumen dan informasi merupakan substansinya. Perkembangan
selanjutnya menunjukkan teknologi komputer bergerak kearah suatu sistem yang
dirancang untuk dapat memenuhi kebutuhan globalisasi. Sehingga pada tahun
1990-an berkembang teknologi Local Area Network (LAN) dan bentuk network
lainnya yang lebih luas rentangan jaring-jaringnya.
Suatu restorasi sistem informasi tidak boleh dilepaskan dari kebutuhan akan
kucukupan hardware dan software yang akan diaplikasikan. Beberapa
desain model sistem informasi memerlukan prasyarat-prasyarat tertentu yang
harus ada pada hardware dan software. Katakanlah, suatu model
sistem informasi yang stand alone tentu tidak akan membutuhkan teknologi
yang secanggih ketika desain sistem tersebut dalam rancangan on-line – real
time. Semakin tinggi tuntutan yang harus dipenuhi oleh suatu sistem
informasi baik mengenai kecepatan, kapasitas, integritas maupun variabilitasnya
dari informasi yang akan disajikan, maka teknologi yang harus dipenuhi juga
semakin modern dan canggih.
Kecukupan teknologi hardware dan software sangat berpengaruh
terhadap aspek kegunaan sistem. Argumen yang melatarbelakangi adalah ketika
instrumen yang ada tidak mampu memenuhi tuntutan kenyamanan kerja maka pasti
tingkat pemakaian dan kebermanfaatan instrumen tersebut juga akan menurun.
Sebaliknya, pada kondisi intrumen mampu meng-handle seluruh prasyarat yang
dibutuhkan maka tingkat pemakaian instrumen tersebut tentu juga akan meningkat.
Bisa
jadi kebutuhan akan suatu sistem informasi akan menuntut terjadinya proses
redefinisi, restrukturisasi, dan reorganisasi perusahaan. Fenomena ini bisa
saja terjadi karena memang sistem informasi dan teknologi mampu membentuk suatu
lintasan sistem baru yang lebih baik dan cepat. Dengan kata lain, interaksi
antara sistem, teknologi, dan struktur akan memunculkan wajah struktur yang
lebih bagus, menarik dan cerdas.
Meskipun teknologi informasi berinteraksi sangat kuat dengan teknologi
komputer sehingga pengolahan informasi dapat dilakukan dengan lebih optimum
sehingga meningkatkan kinerja pemakainya, belum tentu setiap individu akan
dapat merasakan manfaatnya dan secara positif menerima keberadaan teknologi
komputer tersebut (Thompson et al., 1991). Pada sebagaian pekerja, penerapan
suatu teknologi baru bagaimanapun akan memberikan suatu ketakutan atau
keengganan. Keengganan ini umumnya karena individu enggan keluar (berubah) dari
rutinitas yang selama ini dilakukan, enggan untuk belajar sesuatu yang baru,
dan khawatir pekerjaannya menjadi terganggu dengan penerapan sistem yang baru.
Secara lebih khusus, studi yang dilakukan oleh Igbaria (1994) menunjukkan
bahwa individu menggunakan komputer disebabkan bahwa mereka menerima sebagai
suatu alat yang berguna untuk memperbaiki kinerja dan produktivitas dan juga
karena adanya tekanan-tekanan sosial dari pekerja perusahaan lainnya yang
memberikan satu tekanan sosial untuk menggunakan komputer.
Ada suatu rangkaian pemahaman sosial pada lingkungan kerja yang antara satu
pekerjaan yang berinteraksi dengan pekerja lainnya. Interaksi sosial ini dapat
dipergunakan untuk menstimulasi penggunakan teknologi komputer. Ketika individu
merasa dengan menggunakan komputer akan meningkatkan kinerja produktivitasnya,
dan ia memutuskan memanfaatkannya secara optimal dan berhasil, maka boleh jadi
rekan-rekan sekerjanya, bagian-bagian lainnya dan juga manajemen berpikir bahwa
mereka seharusnya menggunakan komputer.
Perkembangan dari kemampuan menggunakan
komputer akan menyebabkan perubahan ada methapora karyawan dalam
memandang dan berinteraksi dengan komputer. Hal ini akan menggeser karyawan
dari apa yang disebut sebagai user menjadi end user computing.
Kedua definisi ini mencakup rentangan nosi yang berbeda. User adalah
orang yang menggunakan komputer sebatas hanya sebagai pemakai atau orang yang
membutuhkan perangkat lunak untuk
menyelesaikan pekerjaannya. Sementara end user computing didefinisikan
sebagai orang yang menggunakan komputer untuk menyelesaikan tanggung jawab
dengan computer based solution secara tepat.
KEMAMPUAN
DAN PEMAHAMAN
Tingkat penerimaan karyawan terhadap penerapan suatu sistem baru juga akan
dipengaruhi oleh pemahaman dan kemampuan karyawan tersebut berada pada
lingkungan system informasi yang di implemantasikan. Penelitian yang dilakukan
oleh Igbaria (1990), menunjukan adanya hubungan yang kuat antara kemampuan dan
keberhasilan implementasi sistem informasi. Perubahan pemahaman karyawan
berkaitan dengan sistem informasi akan berpengaruh positif terhadap
keberhasilan pengembangan sistem informasi. Setianingsih dan Nur Idriantoro
(1998) menyimpulkan bahwa pemahaman karyawan akan sistem informasi akan
menentukan keberhasilan suatu sistem informasi sementara jika karyawan merasa
cemas dan gagal memahaminya akan menyebabkan tidak berhasilnya pengembangan
sistem informasi.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pemahaman dan
kemampuan karyawan dalam memanfaatkan sistem informasi adalah dengan
memperbaiki persepsi dan perilaku karyawan mengenai manfaat dan kegunaan sistem
tersebut. Jika kondisi ini dapat dicapai akan berdampak pada peningkatan
tingkat penggunaan dan keterlibatan mereka. Hal ini konsisten dengan temuan
yang menunjukkan bahwa tingkat kebermanfaatan yang diterima (perceifed
usefulness) berpengaruh terhadap kesadaran menggunakan dan penerimaan suatu
sistem baru.
Upaya lainnya adalah dengan memberikan tekanan-tekanan sosial terhadap
individu tersebut. Karyawan mungkin menerima suatu tekanan atau permintaan dari
supervisornya untuk terlibat dan ia merasa tidak ada pilihan lain kecuali
melaksanakan tuntutan tersebut. Tekanan ini sedikit banyak akan mengurangi
upayanya untuk menghindari dan menyimpang dari sistem yang di aplikasikan.
Untuk
meningkatkan pemahaman dan keterlibatan dalam suatu sistem,
perusahaan-perusahaan dapat melakukannya dengan menyediakan program edukasi dan
pelatihan bagi karyawannya. Program pelatihan atau pendidikan tersebut secara
langsung akan mempengaruhi kepercayaan individu pada kemampuannya sehingga
mereka akan meningkatkan apresiasinya terhadap sistem baru.
Kesimpulan tersebut mendukung pernyataan
bahwa seharusnya perusahaan menyelenggarakan pelatihan kepada karyawannya
terutama ketika perusahaan tersebut menggunakan perangkat baru atau
mengembangkan sistem baru yang berbeda dengan sistem yang lama. Penerimaan
karyawan dan kepuasannya ketika melakukan operasional dengan menggunakan
instrument baru atau sistem baru tersebut tentu saja akan berdampak positif
pada peningkatan kinerja dan produktifitas karyawan.
SISTEM INFORMASI
Pengembangan pendekatan manajemen Sistem Informasi (Information System /
IS) yang terarah pada organisasi/perusahaan merupakan bentuk pengaruh
evolusi teknologi terhadap dunia usaha dewasa ini. Peran penting sistem
informasi terhadap kinerja bisnis, pengembangan sumber daya manusia dan nilai
tambah lainnya, terutama bagi pemegang saham, membutuhkan tim yang berdedikasi
tinggi dan profesional dalam bidang manajemen sistem informasi.
Tantangan akan muncul sesuai dengan
kebutuhan. Setiap tantangan harus ditangani sesuai prioritas guna menjamin
kepuasan terhadap jasa layanan pelanggan dalam skala bisnis yang luas. Contoh
perusahaan yang mengimplemantasikan sistem informasi dalam perusahaan adalah PT
Coca Cola Botling Indonesia, perusahan tersebut menggunakan sistem informasi
yang terintegrasi yang menghubungkan seluruh aspek bisnis. Terlepas dari fokus
dari aktifitas baik berupa supply chain, financial, atau yang
berhubungan langsung dengan kegiatan penjualan, manfaat dari sistem informasi
akan dirasakan oleh seluruh komunitas bisnis. Salah satu manfaat terpenting
dari investasi CCBI pada teknologi sistem informasi selama
lima tahun terakhir adalah dengan meningkatnya kemampuan karyawan di seluruh
level organisasi perusahaan.
Masa depan akan menjelang, teknologi akan terus berkembang dan menciptakan
peluang baru untuk peningkatan produktifitas sumber daya manusia.
Kemampuan karyawan perusahaan untuk
menggunakan informasi akan terus meningkat, kualitas infrastruktur publik akan
meningkat, dan pelanggan kami akan membangkitkan kebutuhan akan layanan baru
seiring kemajuan teknologi. Seluruh hal tersebut membutuhkan dukungan dari tim
yang profesional dalam organisasi/perusahaan. Departmen IS akan melanjutkan
kemitraannya dengan pimpinan dari setiap lini bisnis internal, serta ikut
membantu proses evolusi guna meningkatkan kualitas investasi sistem informasi
di perusahaan, dan pada akhirnya untuk meningkatkan layanan terhadap pelanggan.
KEGUNAAN
SISTEM INFORMASI
Perubahan lingkungan bisnis menimbulkan beberapa kebutuhan baru seperti
kecepatan, ketepatan, integrasi proses dan pengolahan data secara simultan dan
jumlah besar. Direspon oleh organisasi bisnis dengan merancang bentuk
arsitektur sistem informasi yang lebih baik. Salah satu pertimbangan penting
dalam memilih desain suatu sistem adalah kegunaan sistem tersebut dalam
mendukung kebutuhan organisasi. Pada tingkat kapabilitas sistem informasi yang
tinggi sehingga hampir sebagian besar kebutuhan informasi perusahaan dapat
dipenuhi, maka dapat dikatakan bahwa sistem tersebut berhasil, dan jelas ini
akan meningkatkan pemakaian sistem tersebut. Ini sejalan dengan teori tindakan
yang beralasan (theory of reasoned action) yang mengatakan bahwa
seseorang akan menggunakan teknologi jika ia merasa teknologi tersebut berguna
baginya.
Penelitian Ferguson dan Hansen (1990)
menunjukkan peningkatan penggunaan electronic data interchange (EDI)
pada bisnis trading. EDI merupakan sistem baru yang bermanfaat untuk mengurangi
ketergantungan atas penggunaan dokumen-dokumen, mengurangi ketidakpastian
berkaitan dengan masalah backorders dan delay pengiriman,
meningkatkan kontrol manajemen terhadap organisasi dan memperbaiki pelayanan
kepada pelanggan. Sugeng dan Nur Indriantoro (1998) menunjukkan bahwa kinerja
akibat adanya implementasi teknologi informasi berkaitan dengan variable
kecocokan dan manfaat teknologi tersebut. Penelitian tersebut berhasil mengukur
hubungan antara teknologi informasi dan kinerja individu dengan
suatu model TPC (Technology to Performace Chain).
DUKUNGAN MANAJEMEN
Manajemen suatu perusahaan akan mempunyai kekuatan untuk membentuk suatu
sistem kerja yang mengarah pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Dukungan manajemen terhadap pemakaian komputer dapat diklasifikasi menjadi dua
yakni dukungan manajemen puncak dan dukungan departemen. Keduanya sangat
berpengaruh untuk meningkatkan penggunaan komputer. Manajemen dapat melakukan
tekanan-tekanan terhadap karyawannya dengan meminta kepada mereka untuk
menggunakan suatu sistem tertentu.
Sementara departemen informasi selain mengelola sistem yang telah eksis
juga dapat melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan pemilihan system-sistem
baru yang bermanfaat untuk mengoptimalkan penyelesaian tugas-tugas karyawan,
mengembangkan pelatihan-pelatihan, dan juga mengusulkan penerapan teknologi
baru yang dapat digunakan untuk business solution dengan lebih baik.
Departemen ini dibangun dengan tujuan untuk mengelola dan memenuhi
kebutuhan perusahaan akan informasi. Fungsi departemen informasi dapat
dikelompokkan menjadi:
1. Pemeliharaan dan penyediaan dukungan
terhadap bisnis data,
2. Pengembangan sistem
3. Support center
4. Information center
5. Riset dan pengembangan system
6.
Technology diffusion
7. Perencanaan
8. Pemeriksaan internal
9. Administrasi
Selama
ini sistem informasi baru dipahami sebagai satu perangkat fasilitas dan sumber
daya manusia untuk mengumpulkan, memilih, dan memproses informasi yang
digunakan oleh manajemen dalam tugas-tugasnya. Akan tetapi semenjak biaya
teknologi informasi dapat ditekankan dan terjadi penemuan-penemuan baru di
bidang teknologi hardware dan software komputer sehingga
kemampuan komputer semakin meningkat dengan tajam, sistem informasi tidak lagi
hanya berkutat pada paradigma tradisional tersebut tetapi mulai menjadi salah
satu faktor yang menentukan competitive advantage (Mc Farlan, 1984).
Banyak organisasi-organisasi bisnis yang mulai memperhatikan sistem
informasinya dan beranggapan bahwa sistem informasi merupakan area operasi yang
penting untuk melihat kesempatan-kesempatan potensial dalam upaya
mengeksploitasi informasi yang diharapkan dapat menjadi salah satu faktor competitive
advantage tersebut. Adanya peningkatan perhatian terhadap aspek perencanaan
dan pengembangan sistem informasi dapat digunakan untuk memberikan gambaran dan
abstraksi berkaitan dengan faktor-faktor yang harus diperhitungkan dalam
perencanaan pengembangan suatu sistem informasi.
Perubahan teknologi dan pergeseran paradigma baru akan memunculkan
pertimbangan-pertimbangan baru dalam pemilihan suatu teknologi baru.
Pertimbangan yang dilakukan harus semakin kompleks dan menyeluruh menyangkut
semua aspek perusahaan. Payburn (1983) mengidentifikasikan faktor-faktor yang
berpengaruh terhadap kesuksesan perencanaan dan pengembangan sistem informasi.
Faktor-faktor tersebut meliputi: style manajemen senior dalam
pengambilan keputusan, volatilitas lingkungan bisnis, kompleksitas organisasi
sistem informasi, dan perilaku dalam pendekatan perencanaan sistem informasi.
Dukungan manajemen adalah merupakan variabel penting atas perencanaan dan
pengembangan suatu sistem informasi. Jika sistem informasi merupakan alat
strategik yang penting, maka penting bagi manajemen puncak untuk mengenali dan
mengapresiasi sistem informasi dan mengendalikannya sebagai sumber daya
strategis.
Luasan
dukungan yang diberikan oleh manajemen puncak terhadap sistem informasi
organisasional merupakan salah satu faktor dalam mendeterminasi keberhasilan
aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan, pengembangan, dan
implementasi suatu sistem informasi. Bagaimanapun juga perencanaan pengembangan
sistem informasi dan penggunaan sistem informasi sebagai sumber daya strategik
perusahaan (Wilkinson, 1996). di indikasi sebagai dua masalah utama bagi
manajemen dan sangat berpengaruh terhadap tingkat keberhasilan pengembangan
sistem informasi.
Sistem informasi setelah menjadi bagian yang penting bagi perusahaan
sebagai suatu strategi yang berkaitan dengan kondisi jangka panjang yang
diharapkan Informasi strategik mencakup informasi keuangan dan non keuangan.
Contoh penggunaan informasi sebagai sumber strategik adalah peningkatan jumlah
pelanggan, produk kompetitor dan ekspektasi longterm interest rate.
Ada lima alasan yang dikemukakan oleh Jackson (1986) berkaitan dengan
dukungan manajemen terhadap pengembangan sistem informasi. Alasan tersebut, Pertama,
sistem dengan dampak strategis membutuhkan suatu integrasi dengan rencana
perusahaan. Hal ini tidak dapat terjadi pada sistem yang berada pada lingkungan
yang tersosialisasi. Manajemen puncak tentu memahami kebijakan-kebijakan
perusahaan secara lebih baik. Mereka akan lebih mungkin mengarahkan
manajer-manajer organisasional ke dalam suatu jalinan kerjasama organisasional.
Juga integrasi mungkin membutuhkan standar luasan lintas struktur, dimana
tentunya dukungan dan attitude manajemen puncak dapat membantu
terpenuhinya kebutuhan tersebut.
Kedua, manajemen puncak
menyediakan suatu focus bottom-line untuk mengembangkan sistem
informasi. Ketiga, manajemen puncak menjamin adanya dukungan terhadap
tujuan bisnis lebih dibandingkan dengan tujuan teknis. Keempat,
pemilihan sistem adalah lebih didasarkan atas manfaat yang boleh jadi intangible.
Seharusnya manajemen puncak lebih apresiatif atas kenyataan tersebut.
Kelima,
keterlibatan manajemen akan meningkatkan peran serta manajemen puncak dalam
penggunaan komputer dan kaitannya dengan pemahaman tentang urgensi suatu
teknologi. Adanya pemahaman ini dapat membuat keputusan yang lebih baik
mengenai pemanfaatan atau berbagai pendekatan pengembangan yang akan digunakan.
Dan keenam, koordinasi yang baik juga akan sangat berpengaruh terhadap
keberhasilan proses tersebut.
KUALITAS
SISTEM INFORMASI
Satu syarat agar teknologi informasi ini dapat dimanfaatkan secara optimal
oleh perusahaan dan karyawan adalah jika informasi yang dibutuhkan oleh mereka
dapat dipenuhi. Prasyarat yang harus dipenuhi oleh sistem informasi tersebut
adalah mencakup aspek teknis muatan yang dikandungnya dapat dimanfaatkan.
Kualitas dari produk sistem informasi berkaitan dengan relevansi dari
informasi yang berhasil disajikan. Dimensi kualitas informasi yang relevan
tersusun atas kemampuan untuk diaplikasikan, kemampuan sebagai alat bantu,
kesesuaian dengan kebutuhan, signifikansi, dan kebermanfaatan. Relevansi
mencakup aspek-aspek berikut ini:
1. Akurasi, berkaitan dengan ketepatan
informasi tersebut menyajikan sesuatu yang akan disampaikan.
2. Tingkat faktualitas, berkaitan apakah
informasi yang disajikan adalah faktual dan tidak ada yang ditutup-tutupi.
3. Kuantitas berkaitan dengan apakah
informasi yang disajikan telah seluruhnya, bernilai material, cukup jumlahnya
dan dapat digunakan secara efektif.
4. Realibilitas dan tepat waktu, mencakup unsur-unsur apakah informasi
tersebut reliabel, disajikan secara tepat waktu, dan validitasnya tidak
diragukan.
Ukuran
relevansi adalah sesuatu yang sulit untuk ditentukan. Relevansi lebih cenderung
beraspek pada sisi persepsual. Ini menyebabkan bahwa pencukupan prasyarat
relevansi informasi menjadi agak sulit dilakukan. Manajemen yang berbeda dengan
problem yang berbeda tentunya juga akan mempunyai perspektif informasi yang
berbeda pula. Adalah menjadi tugas dari departemen informasi untuk dapat
menyajikan produknya dengan tepat dan sesuai kebutuhan. Bagaimanapun juga salah
satu tanggung jawab departemen ini adalah mendesain sistem informasi
organisasional, yang seandainya bisa dibuat dalam bentuk “sit on top” sehingga
dapat membuat informasi lebih mudah diakses, mudah digunakan dan relevan untuk
pengambilan keputusan. Tetapi pada momentum yang sama dapat dibentuk sesuai
dengan kesesuaian akan kebutuhan manajemen, kategori, dan preferensi yang
berubah-ubah. Bagaimanapun juga informasi sangat dibutuhkan oleh manajemen
dalam memilih opsi dan tindakan-tindakan mengenai penyelesaian suatu problema.
Thomson (1991) berhasil menunjukkan bahwa manajemen puncak dengan kemampuan
untuk mengakses dan mengembangkan analisa informasi akan lebih dapat
memperbaiki variabel-variabel dalam pembuatan keputusan dan penentuan tindakan.
Parameter yang digunakan untuk mengukur kesuksesan suatu sistem informasi
adalah dalam ukuran ekonomi dan personal. Ukuran ekonomi lebih mengarah pada
jawaban apakah dengan penerapan suatu sistem informasi akan memberikan
peningkatan profit. Sedang ukuran personal lebih mengarah keberhasilan
pemenuhan kebutuhan pengguna (end user computing) dan seberapa puas
dengan keberadaan sistem tersebut.
Ada beberapa komponen yang merupakan identifikasi sinyal-sinyal yang
menunjukkan tingkat kepuasan end user computing. Ada tiga hal yang dapat
digunakan untuk mengukur parameter personal, yakni:
1. Kualitas produk sistem informasi
2. Pengetahuan dan keterlibatan pengguna
sistem informasi
3. Respon terhadap departemen informasi.
Delone
dan Mclean (1992) berusaha menyajikan perluasan faktor-faktor tersebut menjadi:
1. Kualitas sistem
2. Kualitas informasi termasuk di dalamnya
akurasi, ketepatan, timeliness, informasi terbaru, dan keandalan.
3. Manfaat
4. Kepuasan pengguna
5. Faktor-faktor pribadi
6. Pengaruh organisasi dalam kaitan dengan
akibat penggunaan suatu sistem informasi terhadap peningkatan kinerja
perusahaan.
7. Faktor muatan isi, reliabilitas dan validitas konvergen.
Parasuraman et al. (1985) menyatakan bahwa kualitas jasa sebenarnya adalah
perbandingan antara kualitas jasa yang dirasakan oleh pengguna dengan kualitas
yang seharusnya disediakan oleh departemen informasi. Kualitas jasa tergantung
atas perbedaan antara pelayanan yang diekspektasikan dengan yang dirasakan.
Jika ekspektasi pelayanan lebih tinggi dibandingkan dengan yang dirasakan maka
dapat dikatakan bahwa pelayanan tersebut tidak memuaskan. Jika ekspektasinya
lebih rendah dibandingkan dengan yang dirasakan maka dapat dikatakan bahwa
kualitas jasa berada pada tingkat yang memuaskan. Ada lima dimensi yang dicakup
dari kualitas jasa, yakni:
1. Berwujud, merupakan bentuk lahiriah dari
fasilitas fisik.
2. Reliabilitas, mencakup kenadalan dan
akurasi.
3. Responsibilitas, meliputi pelayanan yang
cepat dan tepat.
4. Kepercayaan, meliputi pengetahuan dan
kemampuan karyawan dalam membangkitkan kepercayaan dan keyakinan.
5. Empati, berupa kepedulian departemen informasi terhadap pengguna.
Sebenarnya tingkat kepuasan yang dirasakan oleh pengguna tidak hanya
dipengaruhi oleh kualitas informasi, pengetahuan dan keterlibatan pengguna
sistem informasi dan sikap terhadap departemen informasi tetapi juga
dipengaruhi oleh faktor-faktor reliabilitas, responsibilitas, kepercayaan dan
empati terhadap sistem informasi tersebut. Tingkat kepuasan ini pada akhirnya
akan mengarah kepada
peningkatan kinerja pengguna dan juga akan diiringi dengan kerelaan menggunakan
sistem informasi yang implementasi
DAFTAR PUSTAKA
Delone W. H., dan E. R. Mc Lean, 1992, Information of Success: The Quest
for The Dependent Variable, Information System Restructuring.
Dikson G. W., R.L. Leitheiser, J.C. Wetherbe, dan M. Nechis, 1984, Key
Information System Issues for the 1980’s, MIS Quarterly.
Ferguson D. M., N. C. Hill dan J. V. Hansen, 1990, Electronic Data
Interchange: Foundation and Survey Evidence on Current Use, Journal of
Information system, Vol. 4.
http://www.coca-colabottling.co.id/ina/ourcompany/index.php?act=infosystem.
[10-07-2011]
Igbaria, Magid, 1994, An Examination of the Factors Contributing to
Microcomputer Technology Acceptance, Journal of MIS, Vol 4.
Jackson I. F., 1986, Corporate Information for Management, Prentice
Hall, New Jersey.
McFarlan F. W. J. L. McKenny dan P. Pyburn, 1983, Information
Archipelago-Plotting a Course, Harvard Business Review, Jan-Feb.
Parasuraman A., V. A. Zeithaml dan L. L. Berry, 1985, A Conceptual model of
Service Quality and Its Implications for Future Research, Journal of
Marketing.
Pitt
L. F., R. T. Watson dan C. B. Kavan, 1995, Service Quality: A Measure of
Information Systems Efectiveness, MIS Quarterly.
Setianingsih S. dan Nur Indriantoro, 1998, Pengaruh dukungan Manajemen
Puncak dan Komunikasi Pemakai-Pengembang terhadap Hubungan Partisipasi dan
Kepuasan Pemakai dalam Pengembangan Sistem Informasi, Jurnal Riset Akuntansi
Indonesia, Vol. I, No. 2, Juli.
Sugeng dan Nur Indriantoro, 1998, Peran Faktor Kecocokan Tugas Teknologi
dalam Memperoleh Pengaruh Positif Teknologi Informasi terhadap Kinerja
Individual. Jurnal Ekonomi dan Bisnis, Vol. 13, No. 3.
Thomson R. L., C. A. Higgins dan J. M. Howell, 1991, Toward a Conceptual
Mode of Utilization, MIS Quarterly.
Wilkinson J. W. dan M. J. Cerullo, 1996, Accounting Information System:
Essential Concepts and Aplications, 3rd Edition, John Willey and Sons Inc. USA.
